• Kunci kamar

Ketika proses registrasi sudah selesai, maka langkah selanjutnya adalah pemberian kunci kamar kepada tamu. Ada dua macam kunci kamar, hotel berbintang di jaman sekarang ini kebanyakan sudah memakai kunci kartu(key card), kunci yang berupa kartu untuk pembuka pintu kamar. Kunci itu dibuat dan diprogram berdasarkan data dari computer, misalnya tamu tinggal untuk 4 malam dari tanggal 2 sampai dengan tanggal 6, maka kunci itu diprogram dan berlaku sampai dengan tanggal 6 jam 12.00 (waktu check-out). Sedangkan kunci jenis lain adalah sifatnya manual, kunci seperti yang umumnya dipakai di rumah rumah, untuk membuka pintu kamar, berupa batang berbentuk panjang.

Jika hotel menggunakan kunci kartu (key card) maka cara penyerahan kunci adalah dengan dimasukkan dalam satu tempat khusus, kartu lipat yang bisa memuat berbagai macam kupon yang lain. Di dalam kartu lipat itu berisi kupon seperti free welcome drink, free  breakfast, discount 30% untuk makan di  restoran  Itali, dan sebagainya. Satu hal yang perlu diperhatikan bahwa nomor kamar tamu tidak ditulis di  kartu kunci itu tetapi di kartu lipat.

Apabila  hotel  menggunakan  kunci  manual, maka kunci dimasukkan ke dalam amplop  khusus, biasanya nomor kamar sudah menjadi satu dengan kunci yaitu berupa gantungan dengan nomor kamar. Dalam amplop khusus  tersebut juga dimasukkan berbagai  kupon,  penjelasan fasilitas yang bisa dinikmati tamu serta berbagai voucher untuk welcome drink, sarapan pagi dan kartu diskon untuk berbagai outlet.

Ketika tamu hendak meninggalkan front desk, maka kartu itu diserahkan dan GRO yang mengantar atau receptionist yang memberikan kunci kamar  akan  menjelaskan posisi kamar tamu tersebut, misalnya adanya di lantai 12 atau di dekat kolam renang, dan sebagainya. Pemberian kartu atau amplop berisi kunci disertai dengan ucapan “enjoy your stay”, “have a nice stay”, “selamat istirahat”, atau” selamat menikmati     liburan”,     (jika tamu bertujuan liburan), “selamat bermusyawarah” jika mereka satu rombongan yang akan melakukan musyawarah daerah atau nasional.

Apabila GRO mengantarkan tamu, maka dia  harus membukakan pintu untuk diketahui oleh tamu, sehingga tamu akan tahu cara memakainya, tanpa harus ditanyakan apakah tamu sudah bisa cara memakai kartu atau kunci kamar. hal itu akan membuat tamu malu.

Ada juga tamu yang tidak mau diantar, tetapi pada saat sampai di pintu kamar, tamu tidak bisa membukan pintu. Akhirnya menghubungi front desk dengan mengeluh, jika terjadi kasus semacam ini, receptionist harus membantu tanpa menyalahkan tamu. Kunci kamar diberikan oleh receptionist ke tamu dan meminta bellboy untuk mengantarkan ke kamar, jika itu adalah tamu regular atau bukan yang termasuk dalam daftar VIP. Jika tamu itu tergolong special, maka kunci akan dipegang dan dibawakan oleh GRO, sedangkan pemberian kunci ke tamu akan dilakukan setelah pintu dibukakan dan diterangkan secara lengkap fasilitas di kamar tamu serta benefit untuk tamu.

Ada juga yang pemberian kunci kamar tamu tertentu, diberikan oleh Front  Office Manager atau General Manager hotel. Hal itu terjadi untuk tamu spesial, misalnya mereka yang tergolong di VVIP atau tamu sangat sangat penting. Bahkan ke kamar dan penjelasan fasilitas pun diterangkan oleh FO Manager atau General Manager itu sendiri.

  • Kartu tamu (guest card)

Kartu Tamu atau guest card adalah kartu tanda identitas tamu yang tinggal di hotel, namun ada beberapa hotel yang masih menggunakan kartu tamu ini. Adapun informasi yang biasa tercantum pada kartu tamu adalah:

  • Nama tamu (guest name)
  • Tanggal tiba dan tanggal berangkat
  • Nomor Kamar (room number)
  • Harga Kamar (room rate)
  • Informasi bagi tamu

Adapun kegunaan dari kartu tamu ini antara lain:

  • Dipergunakan untuk mengambil kunci kamar yang dititipkan
  • Sebagai identitas bagi tamu jika ingin menggunakan fasilitas hotel
  • Dipergunakan untuk konfirmasi transaksi rekening tamu (room account, bar account, restaurant account)

Format Guest Card

Gambar Kunci kamar kartu, Format Guest key & guest card envelope

  • Kartu minuman selamat datang (welcome drink card)

Kartu ini diberikan kepada tamu yang check in, untuk menikmati minuman selamat datang yang disediakan oleh hotel, minuman dapat berupa soft drink, cocktail, namun di hotel resort minuman dapat berupa kelapa muda atau juice. Pelayanan minuman ini umumnya hanya berlaku pada hari kedatangan saja.

Format Welcome drink card

  • Kupon makan (meal coupon)

Meal coupon adalah kupon makan, kupon ini diberikan kepada tamu yang harga kamarnya sudah  termasuk paket  makan, pemberian kupon ini berdasarkan jumlah orang yang menghuni di dalam kamar.

Format Meal coupon

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s