Berbeda hotel maka akan berbeda pula sistem yang digunakan dalam menerima pemesanan kamar, hanya disesuaikan dengan kebutuhan dan keinginan masing-masing hotel, namun umumnya proses penanganan pemesanan kamar dapat dilihat gambaran tentang basic reservation activities.

Gambar Basic Reservation Activities

Menerima permintaan pemesanan kamar

Adalah suatu kegiatan atau proses mengumpulkan informasi atau data tentang calon tamu dan orang yang melakukan pemesanan kamar. Informasi yang diperlukan oleh pihak hotel antara lain:

  • Jenis dan jumlah kamar yang diinginkan
  • Jumlah orang yang akan menginap
  • Tanggal kedatangan & tanggal keberangkatan
  • Nama tamu yang menginap di hotel
  • Nama pemesan/orang yang dapat dihubungi untuk tindak lanjut informasi pemesanan kamar
  • Nama perusahaan atau biro perjalanan
  • Alamat dan nomor telepon perusahaan
  • Rincian kedatangan (waktu & transportasi yang digunakan)
  • Cara pembayaran yang digunakan
  • Permintaan khusus

Memeriksa ketersediaan kamar 

Sebelum menerima suatu pemesanan kamar, adalah hal yang sangat penting dilakukan oleh seorang petugas reservasi adalah memeriksa keadaan kamar yang tersedia pada tabel kontrol reservasi, tabel ini ada beberapa macam yaitu:

a.        Forecast board

Forecast board atau tabel keadaan kamar untuk masa yang akan datang bentuknya menyerupai sebuah kalender. Papan data keadaan kamar dimasa mendatang ini biasanya ditampilkan dalam periode untuk 4 bulan ke depan dan tanggal-tanggal yang tertera adalah mewakili informasi tentang status kamar.

Tabel Data keadaan kamar yang akan datang

b.        Tabel pemesanan kamar /Reservation Chart

Banyak hotel menggunakan reservation chart atau tabel pemesanan kamar. Tabel tersebut digunakan untuk menampilkan dan mendata kamar yang tersedia. Reservation chart dapat dibedakan menjadi dua bentuk: Conventional Chart dan Density Chart.

1.   Tabel pemesanan kamar konvensional (Conventional Chart)

Conventional chart biasanya dipergunakan pada hotel kecil, dimana jumlah kamarnya tidak terlalu banyak dan dapat diketahui jumlah kamar yang terisi dan kamar yang sudah  dipesan. Sedangkan menerima pemesanan kamar lebih banyak dari jumlah kamar yang tersedia tidak memungkinkan. Prosedur pengisian conventional chart dapat dilakukan sebagai berikut:

  • Pengisian dan perubahan harus dilakukan dengan pensil.
  • Perhatikan nomor kamar yang akan dialokasikan sebelum memberikan konfirmasi.
  • Pemberian tanda alokasi dengan strip anak panah mulai dari tanggal tiba sampai tanggal berangkat, sedangkan diatas tanda strip dituliskan nama tamu dengan pensil.
  • Didalam penulisan nama tamu tidak perlu ditulis jabatan atau nama pemberian, cukup dengan nama panggilan (surname).
  • Bila terdapat pesanan pendek hanya satu atau dua hari sehingga tidak mungkin menulis nama tamu secara lengkap maka cukup diisi NOMOR FOLIO pada buku harian (F2 , F3, dst.)
  • Diadakan  perbaikan bila terjadi perubahan dan keluarkan dari tabel bila terjadi pembatalan.

Keuntungan dari conventional chart, nomor kamar bisa ditentukan sebelum  tamu  tiba,  lebih  mudah melihat kamar yang masih bisa dijual, namun mempunyai kekurangan yaitu kelebihan pemesanan kamar tidak bisa diperlihatkan, memerlukan waktu lama dalam memasukkan atau merubah data, sulit menentukan kamar.

2.   Tabel pemesanan kamar density (Density Chart)

Pada hotel menengah atau hotel besar yang masih menggunakan sistem manual dan semi otomatis awalnya mempergunakan tabel pemesanan kamar yang berbentuk Density/Room Control Sheet, namum sekarang ini sudah sangat jarang digunakan karena sudah digunakannya sistem komputer perhotelan. Untuk mengisi tabel densiti (Density Chart) diperlukan cara-cara sebagai berikut:

  • Pengisian dilakukan dengan mempergunakan pensil.
  • Mempergunakan tanda strip atau garis pada kolom yang sudah ditentukan ( / )
  • Pengisian dimulai dari tanggal tiba sampai satu hari sebelum berangkat.
  • Pengisian dimulai garis mengikuti tempat yang kosong dibawah tempat yang sudah terisi.
  • Pada chart tidak perlu diisi tanda panah atau penulis nama seperti halnya pada conventional chart.
  • Bila terjadi pembatalan dengan cara menghapus tanda garis mulai tanda yang paling akhir.

 

c.         Computerized system

Hotel yang sudah menggunakan sistem komputer, ketersediaan kamar (rooms availability) akan ditampilkan pada visual display unit (VDU) pada computer terminal sebagai berikut:

Tabel Computerized Room Availability Report

Menerima atau menolak permintaan pemesanan kamar

Setelah memeriksa kamar yang ingin dipesan oleh tamu,maka ada 2 pilihan yang petugas reservasi akan lakukan yaitu menerima atau menolak suatu pemesanan kamar. Jika kamar tersedia, biasanya permintaan pemesanan kamar akan diterima, setelah itu petugas reservasi akan   melakukan proses pendataan reservasi yang disesuaikan dengan sistem yang berlaku di hotel, apakah dengan formulir reservasi atau pengolahan data komputer terminal.

Namun bila kamar tidak tersedia, maka petugas akan memberikan berbagai alternatif pilihan kepada calon tamu seperti: jenis kamar lain, periode lain, masuk daftar tunggu atau pindah kamar setelah satu hari kedatangan ataupun menawarkan hotel lain yang sejenis. Bila segala pilihan alternatif yang telah diberikan dan calon tamu tidak berkenan, maka pemesanan kamar tersebut akan ditolak, hal ini dikenal dengan istilah Denying of Booking. Ada beberapa alasan yang umum mengapa suatu pemesanan kamar ditolak apabila:

  • Hotel tidak dapat memberikan permintaan-permintaan calon tamu, seperti jenis kamar, tanggal yang diminta dan fasilitas lain.
  • Hotel mengalami Fully Booked atau pemesanan kamarpenuh, sehingga pemesanan kamar yang masuk tidak dapat diterima lagi. Hal ini biasanya terjadi saat musim ramai (peak season).
  • Calon-calon tamu yang sebelumnya telah diketahui memiliki reputasi yang buruk sebagai tamu dimasa lalu di hotel tersebut, misalnya ada permasalahan mengenai pembayaran rekening atau kasus-kasus lain yang dianggap merugikan pihak hotel.

Pencatatan dan dokumen pemesanan kamar

a.      Teknik penulisan nama tamu

Penulisan nama tamu hendaknya ditulis dengan huruf  cetak yang jelas, dan dapat dibaca oleh siapapun. Didalam penulisan nama perlu diperhatikan tata cara penulisan yaitu nama akhir atau nama keluarga atau nama tambahan yang sering disebut dengan “surname” yang dikenal dengan  istilah  “initial” yaitu nama depan baik berupa nama pemberian maupun nama tengah.

Tata cara penulisan nama tamu sangat perlu sekali diketahui dalam usaha memudahkan untuk memeriksa atau mencari kembali bila diperlukan sebab penyusunan didalam rak, baik ke dalam rak pemesanan kamar, rak kamar dan rak informasi lainnya akan disusun berdasarkan  abjad yang didahului dengan nama akhir (surname) sesudah itu barulah dengan nama depan tamu

Tabel Tata cara penulisan nama tamu

Suatu pengecualian yang perlu diperhatikan apabila nama akhir didahului dengan kata-kata seperti:

D, d, da, des, di, du, L, La, Le, M, Mac, Mc, O, St, Van, Vander, Von, Vender, dan lain-lainnya. Maka penulisannya tidak bisa dipisahkan dari surname atau ditulis sebagai nama pemberian dan harus disertakan sebagai surname.

Tabel Tata cara penulisan nama tamu dengan awalan di depan nama akhir

Jika pemesanan kamar dilakukan melalui telepon, agar nama tamu benar sesuai dengan ejaanya, maka untuk memastikannya dengan menggunakan sistem ejaan abjad sbb:

A    :    Alpha

B     :    Bravo

C     :    Charlie

E     :    Echo

F     :    Fanta/Foxtrot

G    :    Golf

H    :    Hotel

I     :    India

J     :    Juliet

K     :    Kilo

L     :    Lima

M    :    Mama/Mike

N    :    November

O    :    Oscar

P     :    Papa

Q     :    Quebec

R    :    Romeo

S     :    Sierra

T     :    Tango

U    :    Uniform

V    :    Victor

W   :    Wishky

X    :    X-ray

Y    :    Yankee

Z     :    Zero/Zulu

Memastikan pemesanan kamar

Hotel akan memastikan pemesanan kamar dengan cara mengirim surat kepastian pemesanan kamar (reservation confirmation letter) yang berbentuk formulir cetakan yang akan dikirimkan ke calon tamu atau dengan cara memberikan nomor kode sehingga mempermudah reception untuk pencarian data tamu tersebut di dalam sistem komputer.

Format Reservation confirmation letter

Pengarsipan pemesanan kamar

Adalah mengatur dan melaksanakan pengarsipan dokumen-dokumen pemesanan kamar. Setelah   melakukan pencatatan pada formulir reservasi, jika sistem manual dan semi otomatis, formulir ini akan disimpan kedalam file  odner  berdasarkan tanggal tiba dan disusun berdasarkan abjad menurut nama tamu (surname), namun sebelumnya memindahkan datanya pada reservation slip dan memperbaharui tabel pemesanan kamar. Pengarsipan dokumen pemesanan kamar pada sistem komputer yaitu setelah mengisi reservation form kemudian memasukkan data kedalam sistem komputer, kegiatan penting lainnya ialah mengarsip dokumen yang berkaitan dengan pemesanan kamar. Dalam kegiatan arsip, perlu digunakan metode yang tepat dan efisien untuk memudahkan petugas dalam mencari data bila diperlukan. Korespondensi pemesanan kamar (surat tamu, surat konfirmasi, dll) beserta formulir pemesanan kamar diarsip kedalam file order yang dibedakan menjadi beberapa file dengan kategori dokumen reservasi yaitu:


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s