Surat masuk ke hotel dapat dibedakan menjadi :

  • Hotel mail, surat-surat resmi untuk manajemen hotel, biasanya langsung didistribusikan kepada departemen yang bersangkutan
  • Staff  mail,  surat-surat  yang  ditujukan  untuk  karyawan  hotel. Surat-surat ini akan didistribusikan oleh bagian personalia.
  • Guest  mail, surat-surat untuk para tamu hotel baik itu tamu yang  sedang  tinggal (current guest mail), tamu belum tiba (future guest mail) atau  tamu-tamu yang telah berangkat (past guest mail)

a.         Current guest mail

Surat-surat untuk tamu yang sedang tinggal di hotel. Penanganannya yaitu surat ditempatkan pada rak kunci dan surat (mail and key rack) untuk mengingatkan pada petugas bila tamu mengambil kunci kamar, atau dapat pula surat langsung diantar ke kamar tamu. Bila kiriman surat atau paket untuk tamu cukup besar dan tidak memungkinkan untuk diletakkan di dalam kotak kunci dan surat, maka cukup berikan catatan untuk dan letakkan pada rak kunci dan surat.

b.         Past guest mail

Dibeberapa hotel akan meminta kepada tamu untuk meninggalkan alamat penerusan surat (mail forwarding card). Hal ini untuk memudahkan pihak hotel dalam mengirimkan surat atau informasi lain setelah tamu meninggalkan hotel. Selain itu, alamat  tamu  yang  telah berangkat dapat pula diperoleh dari guest history record.

Format 3.34. Mail forwarding card


c.         Future guest mail

Surat untuk tamu yang biasanya telah memiliki pemesanan kamar, dimana tamu belum tiba namun telah memiliki kiriman surat. Penangannya biasanya dicatat pada arsip pemesanan kamar, yaitu pada guest expected arrival list dan pada slip pemesanan kamar akan dicatat tanggal terima surat dan alamat pengirim, contoh ; “letter” 7/7 – Mrs Turlington, 32 Padang sambian, Denpasar, Bali, Indonesia)


Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s