Room allocation/Mengalokasikan kamar

Langkah layanan berikutnya adalah pengalokasian kamar. Setelah tamu melakukan registrasi dan berbagai ketentuan lain di front desk, maka  pihak  hotel  akan  memberikan kunci dan nomor kamar yang akan ditempati tamu. Apabila tamu hanya mengetahui tipe kamar, misalnya kamar deluxe, twin bed dan connecting maka pada saat check-in dia akan mendapatkan gambaran yang lebih nyata yaitu dengan diberikannya nomor kamar. Dalam hal alokasi kamar, bisa jadi hotel mempunyai banyak kamar dengan tipe yang sesuai permintaan  tamu: deluxe room, twin bed dan connecting. Ketika reception mengalokasikan ke nomor kamar 1515 dan 1517 maka disana akan terjadi  suatu keputusan yang akhirnya memberikan kamar tersebut kepada tamu. Mengapa tidak kamar 1415 dan 1417, misalnya, itu pun tergantung dari faktor ketersediaan (availability), kemungkinan (probability) dan kemungkinan untuk bisa tetap untung. Ketersediaan disini yaitu tergantung yang mana yang ada, jika ada dua atau tiga kamar yang sesuai kriteria, maka faktor kedua perlu diperhitungkan yaitu  probability, artinya dengan dialokasikan di kamar tersebut kemungkinan tamu akan merasa senang, karena diantara yang ada dipilihkan di lantai yang paling tinggi, atau justru yang paling rendah untuk tamu yang sudah berusia lanjut, bisa juga karena tamu datang dari jauh misalnya, ingin melihat kesibukan masyarakat diseputar hotel, maka ditempatkan di kamar yang menghadap ke jalan, bukannya yang menghadap ketaman. Faktor ketiga, seorang receptionist harus berpikir, jika nantinya diperkirakan akan ada walk-in guest, ataupun rombongan yang saat itu sedang dalam status memesan kamar tetapi masih untuk sementara (tentative booking), jika mereka jadi menginap pasti minta di dua lantai untuk semua tamu dari perusahaaan itu, lantai 17 dan 16. Maka pilihan paling tepat mengalokasikan satu tamu tadi adalah di kamar 1515 dan 1517, karena kamar 1615 dan 1617 pasti akan diperlukan. Sisi lain dari pengaturan dan pengalokasian kamar adalah kebanyakan tentang penempatan tamu di twin atau double room. Banyak yang salah pengertian tentang twin dan double dan juga kamar single. Penempatan orang  di  kamar single berarti ditempatkan di kamar twin dan kamar dipakai yang satu tempat tidur (bed) saja. Kamar yang  dimaksud berarti jenis kamar yang terdiri dari dua bed kecil kecil atau dua  bed single. Sedangkan double berarti satu kamar mempunyai satu tempat tidur saja tetapi  ukurannya besar. Kamar single atau double pengalokasihannya tergantung dari permintaan tamu, tetapi juga perlu dipertimbangkan demand untuk tamu yang lain. Hotel bisnis jika pada hari sabtu dan minggu atau weekend serta itu merupakan potensi untuk menjual kamar double, maka pada saat tamu sendiri dan minta untuk kamar single yang besar, sebaiknya diperiksa kembali bahwa tamu mungkin perlu single room yang sebenarnya, bukannya kamar double. Contoh lain pengalokasihan berdasarkan situasi bisnis hotel tersebut, dalam hal penjualan kamar kepada banyak tamu walk-in, maka receptionist harus berfikir bahwa kamar yang di lantai paling bawah itu yang dijual dulu. Selebihnya dari sisa kamar yang ada, akan berpotensi untuk dijual. Sedangkan, jika tamu mempunyai permintaan khusus yang menghendaki kamar di lantai atas, maka jika dipandang itu berpotensi akan perlu mendapat prioritas. Sehingga, yang datang paling akhir akan mendapatkan kamar yang merupakan pilihan nomor dua, first come first serve.

Jika hotel dalam keadaan ramai, maka tamu yang diutamakan dahulu adalah yang sudah pasti atau memberikan deposit baik secara tunai maupun dengan kartu kredit. Dalam kondisi musim ramai atau high season biasanya hotel akan menaikan harga kamar, karena permintaan lebih banyak dari pada penawaran.

Satu hal lain yang cukup penting dalam menghafalkan lokasi kamar khususnya bagi petugas  hotel yaitu dengan mengetahui room configuration atau konfigurasi  kamar. Tujuan utama konfigurasi kamar adalah untuk memudahkan mencari lokasi kamar, mengefisiensikan layanan dan tugas staf, serta bisa membantu tamu hotel untuk lebih nyaman tinggal di hotel tersebut. Setiap kamar ada kaidah pembuatannya, penyusunannya atau pengelompokannya. Dalam hal ini ada yang berdasarkan posisi atau lokasi ada juga yang berdasarkan lantai tetapi bisa jadi ada yang menyusun berdasarkan urutan nomor, selain itu semua ada cara klasik yang mengelompokkan berdasarkan tipe kamar dan jenis tempat tidur. Berikut ini adalah uraian pengelompokkan mengenai konfigurasi Kamar yang diterangkan melalui contoh:

Berdasarkan posisi atau lokasi

• Multi story building (hotel dengan bentuk gedung bertingkat)

Wing kiri = nomor kamar dengan akhiran 001 sampai 030

Misalnya: 8006, 1624, 6030

Wing kanan = nomor kamar yang berakhiran 031 sampai 060

Misalnya: 8038, 1644, 1056

Dari uraian singkat diatas setiap staf yang terkait akan bisa dengan mudah menghafalkan posisi kamar diantara kamar lain disuatu hotel. Hal tersebut akan memberikan imbas efisiensi baik kerja, waktu, tenaga maupun biaya.

• Model Cottages

Area A   = nomor 101 – 110

Area B   = nomor 111 – 130

Area C   = nomor 131 – 150

Area D   = nomor 151 – 160

Berdasarkan lantai atau tingkat

Untuk hotel dengan model gedung bertingkat, lazimnya satu atau dua nomor didepan adalah sesuai tingkat sedang satu atau dua nomor kamar lainnya adalah nomor kamar tamu, contoh nomor kamar dengan menggunakan dua digit nomor kamar tamu:

902  =  berarti kamar itu terletak di lantai 9 dengan nomor kamar 02

2133 =  berarti kamar itu terletak di lantai 21 dengan nomor kamar 33

1412 =  berarti kamar itu terletak di lantai 14 dengan nomor kamar 12

Berdasarkan urutan nomor

Jika ada hotel yang memanjang dengan kamar tamu berhadap hadapan atau terbagi oleh koridor, ada juga pengelompokan nomor kamar sekedar urut saja, misalnya: 20,21,22, 23,24,25,26 dan seterusnya ketika sampai di ujung lorong, nomor kamar terus dilanjutkan: 27, 28. 29, 30, 31, 32, 33. Cara lain untuk memudahkan adalah

Kamar sebelah kiri koridor     = 201, 203, 205, 207, 209, 211

Kamar sebelah kanan koridor = 202, 204, 206, 208, 210, 212

Berdasarkan tipe kamar

Kamar 4002 – 4008 = kamar standar

Kamar 5002 – 6010 = semuanya berjenis superior

Kamar 8002 –  1010   = kamar suite

Berdasarkan tipe tempat tidur

4401  =    ST TW

4403  =     ST DB

4405  =     ST KN

4407  =     ST QN

4409  =     ST KN

Keterangan:

• Dua  angka  didepan  menunjukkan  lantai  atau  letak  tingkat  kamar, khususnya untuk hotel dengan bentuk gedung bertingkat, 44 berarti kamar tersebut terletak di lantai 4. Sedangkan dua angka dibelakangnya: 01, 02, 03, 04 dan seterusnya adalah nomor kamar.
• ST   = Jenis kamar standar
• TW = kamar twin
• DB = kamar double
• KN = kamar king
• QN = kamar queen